У цій статті ми розповімо про основні взаємозв’язки між форматом роботи та облаштуванням офісу. Існує 3 головні питання, на які необхідно відповісти, перш ніж приступати до планування та оснащення офісу. Бажаєте, щоб робочий простір відповідав потребам вашої компанії та її співробітників? Читайте далі!
Відмінності між форматами роботи, основними видами діяльності та моделями облаштування офісу легко визначити, відповівши на кілька таких питань.
КРОК 1: ЯКИЙ формат роботи у вашій компанії?
– Яка у вас організаційна політика? Чи роботодавець допускає віддалену або гібридну роботу, чи є в компанії спеціальні правила, що регулюють різні типи дистанційної роботи?
– Які щоденні завдання вирішують співробітники? Чи можливо якісно виконувати їх поза офісом без шкоди для результату?
– Чи використовують співробітники спеціальні інструменти або обладнання у своїй повсякденній роботі?
Відповіді на ці запитання допоможуть вам вирішити, який формат роботи найкраще підходить більшості співробітників – стаціонарний, гібридний чи дистанційний.
Формати роботи
СТАЦІОНАРНИЙ
Для співробітників, які не можуть працювати віддалено в силу характеру праці, необхідності використовувати спеціальне обладнання, обробляти велику кількість документів та ін.
ГІБРИДНИЙ
Для співробітників, які можуть виконувати деякі зі своїх завдань дистанційно, залишаючись такими ж ефективними, як і в офісі.
ДИСТАНЦІЙНИЙ
Для співробітників, які можуть працювати поза офісом повний робочий день без втрат як результат. Зазвичай це фрілансери, які самостійно забезпечують собі комфортне робоче середовище.
Крок 2: ЯКІ види діяльності у вашій компанії?
Відповіді на ці питання сприятимуть обґрунтованим рішення щодо планування офісу та організації робочих процесів.
Кожен офісний простір має включати 4 зони: адміністративну, робочу, комунікативну та лаунж-зону.
Їх пропорції та пріоритетність відрізнятимуться залежно від домінуючого характеру робочих задач.
Робочі задачі співробітників можна поділити на такі категорії:
– Рутинні (робота з документацією, написання електронних листів, робота з корпоративним програмним забезпеченням, обробка даних тощо). Подібні завдання переважають у компаніях, у яких співробітники працюють індивідуально і не потребують великої кількості технічних можливостей, а також спеціального простору для колективної взаємодії, переговорів тощо;
– Креативні та організаторські. Такі види діяльності домінують у компаніях, які активно співпрацюють з великою кількістю партнерів та зосереджені на побудові продуктивних відносин, обміні ідеями, досвідом та інформацією. У подібних організаціях саме комунікації мають найбільш пріоритетне значення.
– Змішані. Подібний характер роботи поєднує у собі рутинну, комунікативну та творчу діяльність.
Крок 3: Який формат офісу?
Останній етап ухвалення рішення – це вибір моделі облаштування офісу. Як тільки ви зрозумієте, який формат роботи є найбільш ефективним для співробітників та які види діяльності переважають у вашій компанії – ви зможете прийняти правильне рішення щодо облаштування офісного простору. Слід враховувати, що кожна локація робочого простору повинна мати особливий характер та максимально сприяти продуктивному виконанню завдань.
Це локація, де виконуються переважно адміністративні завдання. Більшість офісу призначена для співробітників, що індивідуально працюють за комп’ютером. Безліч окремих робочих зон сприяють максимальній зосередженості та концентрації.
Прибравши стіни, що обмежують простір, можна створювати нові зони, покликані підвищувати ефективність, мотивацію та самопочуття колективу. У відкритому просторі велику роль відіграють локації для комунікацій, надаючи співробітникам комфортні умови для ділових та неформальних зустрічей, офіційних переговорів, тренінгів та консультацій.
Надає безліч стаціонарних робочих місць, які розташовані у відкритому просторі. Співробітники можуть легко і вільно переміщатися до сусідніх локацій, призначених для комунікації, відпочинку або концентрації. Подібне планування – ідеальне рішення, якщо в офісі існує баланс між індивідуальною та спільною роботою, складні чи творчі види діяльності, що потребують колективних обговорень та регулярних зустрічей.
Не існує універсальної відповіді на питання, який із форматів роботи чи моделей офісів є найкращим. Все залежить від специфіки вашої компанії, кількості працівників та характеру праці.
При виборі формату роботи, організації праці та функціонального планування офісу, не слід піддаватися впливу модних тенденцій. Це важливе рішення слід приймати з огляду на весь спектр індивідуальних особливостей вашої компанії та колективу. Один із наших клієнтів переконався у цьому, коли вирішив створити гібридний офіс. Він орієнтувався на те, що деякі його співробітники працюють за змішаним типом – і в офісі, і вдома. На жаль, організаційна культура та домінуючі види діяльності не дозволили моделі стати успішною, а нове планування простору негативно позначилося на більшості співробітників, які втратили можливість ефективно працювати в індивідуальних кабінетах. В результаті ми з клієнтом повернулися до перших двох питань і знайшли правильне рішення. Як бачите, навіть найбільш трендове планування може викликати безліч проблем, якщо воно не відповідає особливим потребам вашої компанії. Приймайте рішення зважено, і ми разом облаштуємо ефективний офіс вашої мрії!
